환자의 치료와 직결되는 의약품은 병원 내에서 가장 정확하고 안전하게 관리되어야 하는 핵심 자원이다. 의약품 안전은 생산부터 최종 투약에 이르기까지 전 과정에서 빈틈없이 이루어져야 하며, 이는 곧 의료의 질과 환자 안전으로 직결된다.

보건복지부가 지난 2019년부터 의약품 일련번호 제도를 시행하고, 건강보험심사평가원이 의약품유통정보시스템(KPIS)을 통해 제조·수입·유통 정보를 엄격히 관리하고 있는 가운데, 의료 현장에서도 이에 발맞춘 혁신적인 시스템 도입이 이루어져 주목받고 있다.

동아대학교병원 약제부(정현옥·배영란·하정숙)는 병원으로 입고되는 모든 의약품의 유통정보를 전산으로 효율적으로 관리하고, 필요 시 즉각적으로 조회할 수 있는 ‘의약품 유통정보관리 시스템’을 자체 개발해 전반적인 업무 흐름을 획기적으로 개선했다고 밝혔다.

◆기존 수작업 관리의 한계 극복

기존 동아대병원의 의약품 유통정보 관리 방식은 다소 제한적이고 인력 소모가 큰 편이었다. 

병원 입고 시 유효기간이 1년 이하로 남은 특정 의약품만을 대상으로, 담당자가 엑셀(Excel) 프로그램을 활용해 입고일자, 유효기간, 거래처 정보 등을 일일이 손으로 타이핑하는 수작업에 의존해 왔기 때문이다. 

이로 인해 전체 의약품에 대한 유기적인 데이터 관리가 어려웠고, 업무 부하 및 입력 오류의 가능성도 존재했다.

약제부는 이러한 문제를 해결하기 위해 의약품의 발주부터 입고, 최종 관리까지의 전체 업무 흐름도(Flowchart)를 면밀히 분석했다. 

그 결과, 의약품 공급 거래처에서 발행하는 '거래명세서'에 포함된 유통정보를 디지털 데이터로 직접 활용하는 방안을 도출해냈다.

약제부는 거래처 전산 담당자들과의 적극적인 협의를 거쳐, 거래명세서 상에 ▲입고일자 ▲제품코드 ▲약품명 ▲입고수량 ▲유효기간 ▲제조번호(Lot Number) 등의 핵심 유통정보를 담은 고밀도 QR코드를 삽입하도록 프로세스를 정립했다. 

이와 동시에 약제부 직원이 바코드 스캐너로 이 QR코드를 연속해서 읽기만 하면, 복잡한 유통 데이터가 병원 전산 시스템에 자동으로 등록되는 ‘의약품 유통정보관리 시스템’을 구축했다.

◆전수 관리 체계로의 전환

시스템 도입 후 병원의 의약품 관리 패러다임은 완전히 바뀌었다. 

일부 의약품만 샘플링하여 관리하던 과거와 달리, 이제는 원내에 입고되는 모든 의약품의 입고일자, 수량, 제품코드, 단가, 입고금액, 유효기간, 제조번호 등의 방대한 유통정보를 100% 전산으로 누락 없이 관리할 수 있게 되었다.

또한, 현장 상황을 고려한 유연한 예외 처리 기능도 함께 구현했다.

실제 입고된 의약품의 실물 정보가 거래명세서와 다를 경우, 현장에서 전산 데이터를 즉시 수정할 수 있도록 했다.

또 질병관리청에서 공급하는 국가 백신 등 구조적으로 거래명세서 내 QR코드가 제공되지 않는 특수 의약품의 경우, 입고 시 담당자가 직접 정보를 입력할 수 있는 경로를 열어두었다.

제약사의 공급 사정 등으로 인해 불가피하게 유효기간이 짧은 의약품이 입고될 경우, 그 구체적인 사유를 시스템 내에 기록·추적할 수 있도록 보완 이력관리를 강화했다.

◆"유효기간 상시 확인하고, 불량약은 즉각 회수"

이번 시스템 개발을 통해 병원 약제 업무의 효율성과 환자 안전성이 동시에 대폭 향상되는 결실을 맺었다.

원내 전산 프로그램과 연동된 '의약품 유통정보관리' 메뉴를 통해 담당자들은 입고 된 의약품의 남은 유효기간을 실시간으로 수시 확인할 수 있게 되었다. 이로 인해 유효기간이 임박한 약품을 선제적으로 소진하거나 반품할 수 있어 관리 업무의 정확도가 높아졌다.

가장 큰 성과는 위기 대응 능력의 극대화다. 

향후 특정 의약품에 불량 이슈가 발생하거나 제약사의 자진 회수 조치가 내려질 경우, 해당 제조번호(Lot No.)를 가진 약품이 언제, 얼마나 들어왔고 현재 어디에 남아있는지 시스템을 통해 즉각적으로 추적할 수 있다. 

빠르고 정확한 회수 조치가 가능해짐에 따라, 원내 의약품 안전사고를 선제적으로 예방할 수 있는 강력한 방어기제를 마련한 셈이다.

동아대병원 약제부 연구팀은 "이번 시스템 구축은 단순한 전산화를 넘어 환자에게 투약되는 최종 단계까지 안전성을 담보하기 위한 노력의 결과"라며, "앞으로도 의약품 유통 안전 관리 체계를 더욱 고도화하여 안전한 병원 환경을 조성하는 데 앞장서겠다"고 전했다.

한편, 이번 연구 성과는 병원 약제부의 업무 개선 우수 사례로서 학술대회 포스터 발표를 통해 공개됐다.